Handleiding: Meeting Kostencalculator
Doel van deze Rekenmachine
Deze tool helpt de kosten van een vergadering inzichtelijk te maken op basis van het aantal deelnemers, hun gemiddelde uurloon en de duur. Het bevat een live teller om de oplopende kosten tijdens een (gesimuleerde) vergadering te visualiseren.
Stap 1: Deelnemers
- Vul het aantal personen in dat aan de vergadering deelneemt.
Stap 2: Gem. Uurloon
- Vul het **gemiddelde** bruto uurloon in van de deelnemers (incl. werkgeverslasten voor een realistischer beeld, indien bekend).
- Dit is een schatting; gebruik een representatief gemiddelde.
Stap 3: Duur (Optioneel)
- Vul de **geplande** duur van de vergadering in uren en minuten in.
- Dit wordt gebruikt om een totale geschatte kostprijs te tonen vóór de simulatie start.
Stap 4: Start Simulatie
- Klik op "Start Meeting Simulatie".
- De live teller begint te lopen en toont de oplopende kosten.
- De knop verandert in "Stop Meeting Simulatie". Klik hierop om de teller te stoppen.
Bereken Meeting Kosten
Uitleg: De Kosten van Vergaderen
Meer dan Alleen Koffie
Vergaderingen lijken misschien 'gratis', maar ze brengen aanzienlijke kosten met zich mee, voornamelijk in de vorm van de tijd van de deelnemers.
De belangrijkste kostenpost is de **opportunity cost**: de waarde van het werk dat de deelnemers hadden kunnen doen als ze niet in de vergadering zaten. Dit wordt vaak benaderd door de salariskosten (inclusief lasten) van de aanwezigen te berekenen voor de duur van de meeting.
Berekening in deze Tool
- Kosten per Uur (Totaal): Aantal Deelnemers × Gemiddeld Uurloon
- Kosten per Minuut: Kosten per Uur / 60
- Kosten per Seconde: Kosten per Minuut / 60 (gebruikt voor de live teller)
- Geschatte Totale Kosten: Kosten per Minuut × Geplande Duur in Minuten
- Live Teller: Telt de kosten op basis van de verstreken tijd sinds de start van de simulatie, gebruikmakend van de kosten per seconde.
Bewustwording Creëren
Het doel van deze calculator is niet om vergaderingen af te schaffen, maar om bewustzijn te creëren over de investering die ze vertegenwoordigen.
Door de kosten zichtbaar te maken, kan het helpen om:
- Kritischer te zijn over de noodzaak en duur van vergaderingen.
- De juiste mensen uit te nodigen (niet te veel, niet te weinig).
- Vergaderingen efficiënter en doelgerichter te maken.
Tips voor Efficiënter Vergaderen
Is een Meeting Nodig?
- Kan het doel ook bereikt worden via e-mail, chat, een gedeeld document, of een kort telefoontje?
- Is er een duidelijke beslissing nodig waarvoor input van meerdere mensen essentieel is?
- Dient de meeting primair voor informatieverspreiding? Kan dit efficiënter?
Duidelijk Doel & Agenda
- Stel vooraf een helder doel vast: wat moet er aan het eind van de meeting bereikt zijn?
- Maak een gedetailleerde agenda met tijdslimieten per onderwerp en deel deze vooraf met de deelnemers.
- Geef aan wat er van elke deelnemer verwacht wordt (voorbereiding, input).
De Juiste Deelnemers
- Nodig alleen mensen uit die direct betrokken zijn bij het onderwerp of essentieel zijn voor de besluitvorming.
- Maak onderscheid tussen verplichte aanwezigen en optionele deelnemers (FYI).
- Overweeg of de input van sommigen ook vooraf of achteraf schriftelijk verzameld kan worden.
Strakke Tijdsbewaking
- Start op tijd, ook als niet iedereen er is.
- Wijs een voorzitter en/of tijdwaarnemer aan die de agenda bewaakt.
- Kap discussies die te ver afdwalen af en parkeer ze eventueel voor een later moment.
- Houd u aan de geplande eindtijd. Eindig liever iets eerder dan later. Overweeg kortere meetings (bv. 25 of 50 min i.p.v. 30/60).
Acties & Opvolging
- Sluit af met duidelijke actiepunten: WIE doet WAT tegen WANNEER?
- Stuur een korte samenvatting met besluiten en actiepunten naar alle (ook afwezige) betrokkenen.